Простая рекомендация чтобы научиться правильно отвечать на вопросы. Как правильно отвечать на вопросы работодателя

На которые следует подготовить ответы. Попытки предугадать все остальные вопросы — это стрельба по воробьям. Только в одной книге по рекрутингу их более 1000. Чтобы разобраться, как правильно отвечать на вопросы на собеседовании, — мы пойдем другим путем.

Мы определим, по какой логике можно построить свои ответы на большинство вопросов.

Рекрутер или руководитель может задавать любые вопросы. Даже каверзные, которые вам не очень нравятся. Просто примете этот факт и предоставьте ему такое право.
Вопросы это хорошо. Если спрашивают, значит интересуются. Если собеседник не задает вопросов, как он узнает о том, что вы лучший кандидат?
Подавляющее большинство задаются не с целью получить правильный ответ, а для того, чтобы лучше узнать вас. А вы разве не за тем пришли, чтобы они узнали о вас?
Вы идете не на экзамен, а на беседу. Вас будут спрашивать и вы будете спрашивать. Вы будете отвечать и вам будут отвечать. Просто расслабьтесь и будьте самим собой.

Дабы не мудрствовать лукаво и не путать вас терминологией, я разделил все вопросы на две большие группы:

Вопросы конструктивные и манипулятивные (каверзные)

Конструктивные вопросы

Это вопросы по делу. Они касаются вашего опыта, послужного списка, карьерных планов, мотивации, умений и навыков.

Вопросы следует использовать в ваших интересах. это мостик к вашему коньку.

Ваш конек — это послание, которое вы хотите донести потенциальному работодателю.

У вас есть что предложить работодателю и вы пользуетесь случаем сказать об этом.

Это может быть идея, ваши преимущества, конкретный опыт.

Как строить ответ на конструктивный вопрос

Выслушать до конца.
Позитивный вербальный посыл — кивок, легкая улыбка кончиками губ (не до ушей и не дай бог смех)
Небольшая пауза.
Ответ. Фразы должны быть простыми и короткими. Не надо мудрить. Не следует использовать специальную терминологию, если партнер в этом не разбирается. Не дай бог со снисходительной улыбкой “Ну... вы наверное не понимаете…” Вам просто скажут, что вы сами не разбираетесь в теме, если не можете объяснить на обычном языке.

Аббревиатуры. Если какое-нибудь ЖГП прочно сидит в вашем сознании — это ваша проблема. Другим людям потрудитесь объяснить, а еще лучше вообще воздержаться от аббревиатур.

Не следует вступать в спор или что-то доказывать с пеной у рта. Доказывать и убеждать — неправильный стиль общения для собеседования. Вы ничего никому не докажете, а впечатление о себе испортите.

Ответ на любой вопрос должен завершаться или вашим вопросом или переходом к вашему коньку.

Например:

— Почему вы ушли с предыдущей работы?

— Я хотел бы стать профессионалом в этой области. Чтобы стать им, необходимо участвовать в продвинутых проектах. Предыдущая компания, к сожалению, такой возможности по объективным причинам, предоставить не могла. Изучая вакансии, обратил внимание, что в вашей компании такие возможности можно получить, сильные проекты есть. Я не ошибся?

— Почему вы хотите работать в нашей компании?

Я хотел бы стать одним из лучших специалистов в этой области. Чтобы стать им, необходимо участвовать в продвинутых крутых проектах. Т е планы и задачи, которые я увидел в описании вакансии - полностью соответствуют моим карьерным планам . Посмотрев вакансию, я обратил внимание, что в вашей компании такие проекты есть. Я не ошибся?

У меня был проект в котором мне удалось выполнить все задачи с затратами на 30% ниже стандартных. Этот проект похож на один из ваших. Если вам интересно я расскажу подробнее?

Как видите, ответы на разные вопросы практически идентичны между собой.

В данном случае наш конек — идея, что “нам по пути”.

В этом и заключается смысл подхода, о котором мы говорим.

Манипулятивные вопросы

Этот тип вопросов не имеет отношения ни к опыту, ни к навыкам, ни к чему другому, о чем мы только что говорили. Этот тип вопросов касается вас лично.

Какой вы? На каком уровне ваша эмоциональная зрелость? Способны ли вы держать удар?

Они могут принимать форму “наездов”, быть или странными, более мягкими.

Распознать манипуляцию можно, если на секунду прислушаться к себе. Когда у вас внезапная эмоциональная реакция, нетипичная, которой вы не ожидали сами. Например, возмущение.

Или сама эмоция может быть ожидаема, но сила ее превышает привычный порог.

Если вы не из тех, кто лезет за словом в карман — флаг вам в руки и отвечайте. Только помните, что манипулятивные вопросы — это вопросы не по существу. Это эмоциональная атака. Или тестирование вас, как личности, в более мягком варианте.

И ваш ответ- также не является ответом по существу. Это не оправдание, не опровержение и не спор.

В идеале это также мостик на вашего конька, как и в ответе на конструктивные вопросы.

Если в голову ничего не приходит, Можете использовать следующие техники:

Техники противодействия манипуляции

1. Бесконечное уточнение

Вы задаете серию уточняющих вопросов.

Например, вас спрашивают:

— С такой внешностью вы хотите получить эту должность?

Вы: С какой внешностью? Как связаны внешность и должность? А какая должна быть внешность? Уши входят во внешность? А одежда? А как вы узнаете, что внешность подходящая? Кто нибудь уже приходил с нужной внешностью?

2. Прояснение сути вопроса

Дело в том, что манипуляция — скрытое воздействие. Собеседник не может напрямую спросить и спрашивает завуалированно. Если вы призываете сказать открыто — он отступает.

Например:

“Вы замужем?” “Как у вас с личной жизнью” или “ Есть ли у вас пожилые родственники?”

Вы: " Могу я узнать, как это соотносится с предметом разговора?”

3. Призыв к конструктиву

— Ирина, возникает ощущение, что обстоятельства моей личной жизни вам обсуждать интереснее, чем опыт и навыки. Мне казалось, что мы встречаемся по другому поводу.

Будьте аккуратны. Это игра на грани фола . Велик соблазн начать спорить.

Уточняющие вопросы следует задавать доброжелательным тоном, не перебивая и без тени иронии или недовольства.

Не забывайте о своем коньке. Еще раз повторюсь: Любой вопрос собеседника рассматривайте как мостик, как возможность запрыгнуть на вашего конька.

Благодарю за интерес к статье. Буду признателен за комментарий (внизу страницы).

Подпишитесь на обновления блога (форма под кнопками соцсетей) и получайте статьи по выбранным вами темам к себе на почту.

Удачного вам дня и хорошего настроения!

Этап 2: Обработка вопроса (продолжение)

Прием: Уточнение вопроса

Если вы не уверены, что поняли вопрос, уточните его.

В том, что вы уточняете вопрос, нет ничего крамольного. Может быть было шумно и вы не расслышали. В конце концов, может быть, вы хотите просто лучше разобраться, что же хочет спрашивающий, что даже похвально.
Для вас это возможность взять легальную паузу, чтобы подумать над ответом. Так что даже если вы хорошо услышали и поняли вопрос, иногда можете использовать уточнение, чтобы выиграть время.
Уточняя, вы лучше понимаете, что же на самом деле хочет спросить слушатель. И поняв корень вопроса, вы дадите более качественный, работающий ответ, чем отвечая наобум.

Понятно, что уточняем только "нормальные" вопросы, по делу. Грубые вопросы или вопросы, уводящие в сторону, уточнять не нужно.

Если вопрос был совсем не понятным, то задайте открытый вопрос для прояснения, что же хочет спрашивающий:

"Вы могли бы еще раз повторить свой вопрос"
"Прошу прощения, могли бы вы повторить свой вопрос"
"Извините, не расслышал, можно вас попросить повторить свой вопрос"

Если вы примерно поняли, о чем спрашивается, но в вопросе было скрыто несколько вопросов или вопрос был слишком запутанным, задайте альтернативный вопрос (в котором заложен выбор из 2-3 вариантов) для прояснения, что же хочет спрашивающий:

"Вы хотели бы узнать про А) или про Б)?"
"В вашем вопросе затрагивается и А) и Б) и С)… что из этого вас интересует в первую очередь?"

Если вас пугает, что уточнение вопроса занимает много времени - то задумайтесь о том, сколько времени вы можете потерять, если будете отвечать не на вопрос слушателя, а на свои галлюцинации по поводу того, что же слушатель хотел спросить. Так что лучше потратить лишние 20-30 секунд на уточнение, и двигаться в верном направлении.

Прием: Подмена вопроса

Этот прием при обработке вопроса заключается в том, что вы подменяете нежелательный для вас вопрос на очень похожий, и далее уже отвечаете на "свой вопрос" . Как показывает практика, если подменять аккуратно, то слушатели даже не замечают, что оратор отвечает не на тот вопрос, который был задан, а на выгодную для себя интерпретацию этого вопроса.

Примеры:

Вопрос: "Против вашей компании возбуждено дело о неуплате налогов…"

***Отвечать напрямую: "Да, нас оштрафовали на столько то миллионов рублей", может быть невыгодно. Поэтому можно попробовать подменить вопрос на похожий, но более выгодный для вас.

Подмена вопроса: "Спасибо. Этот вопрос во многом о том, как в нашей стране интерпретируется законодательство…"

Ответ уже на свой вопрос: "Как показывает практика, то что в одном регионе считается нормальным и законным способом налоговой оптимизации, в другом регионе может вызвать преследование со стороны налоговых органов… и до тех пор, пока у нас такая разная трактовка законодательства…"

Вопрос: "Какое у вас образование?"

***А у вас например нет высшего образования, и отвечать на этот вопрос прямо вам явно не выгодно. В этом случае можно использовать "подмену вопроса".

Подмена вопроса: " Насколько я понимаю, вас интересует моя компетентность и мой опыт в этой сфере"

Ответ уже на свой вопрос: "У меня есть опыт работы над проектами "А", "Б", "С"… (и ни слова про свое образовании в ответе)"

В жизни каждого из нас существуют больные темы, обсуждать которые не очень хотелось бы. И, как назло, именно эти темы любят затрагивать друзья, знакомые, коллеги и родственники. Они задают некорректные вопросы, на которые человек либо и сам не знает ответов, либо не желает рассказывать горькую правду каждому встречному и поперечному.

Наиболее распространенная реакция на такие вопросы - смутиться, пробурчать что-то невразумительное или начать оправдываться. Эта реакция является самой худшей: человек, задавший вопрос из искреннего участия, поймет, что задел собеседника за живое и расстроится. А недоброжелатель, который хотел уколоть, увидит, что добился желаемого результата и будет злорадствовать.

У разных людей граница между обычным и неудобным вопросом находится в различных пределах - кому-то покажется невежливым интерес к зарплате или стоимости платья, а кто-то может рассказать о всех своих проблемах попутчику в поезде. Но чаще всего в разряд нетактичных попадают вопросы об отношениях, здоровье, внешности и деньгах.

Вот перечень самых часто задаваемых некорректных вопросов:

Тебе почти 30, почему ты еще не замужем?
Почему вы разошлись?
Почему у вас еще нет детей?
Когда свадьба?
Ты был на больничном? А чем ты болеешь?
Почему ты так растолстела? (Откуда эти прыщи? Что с твоими волосами?)
Сколько ты зарабатываешь?
Сколько стоят твои туфли (пальто, телефон)?
Почему он тебя бросил?

Конечно, это далеко не полный список - загнать человека в тупик можно огромным количеством способов. Чтобы уметь правильно отвечать на каверзные вопросы, этому нужно научиться. Есть несколько возможностей сгладить неловкую ситуацию, но для этого необходимо разобраться, с какой целью человек задал неприятный вопрос .

Поддержка и участие

Друзья и коллеги спрашивают о наболевшем потому, что действительно переживают, хотят поддержать, поучаствовать в жизни близкого человека. Они сами не понимают своей бестактности и терпеливо ожидают, что перед ними сейчас откроют душу и попросят совета. Люди любят помогать - таким образом они чувствуют себя важными и полезными. Но чтобы помочь, необходимо выспросить о насущных проблемах.

Спрашивая у девушки за 25, почему та еще не замужем, мамина подруга уже прокручивает в голове потенциальных женихов. Задавая вопрос, почему еще нет работы, бывший одноклассник вспоминает, нет ли у его знакомых где-то свободной вакансии.
В таком случае людям стоит простить их невольную некорректность и постараться как можно вежливее уклониться от ответа, отшутиться, а если видите, что собеседник и правда желает и может вам помочь в этом вопросе, вкратце рассказать о своей проблеме. Правда, с последним вариантом нужно быть максимально осторожным - знать, что человек не из болтливых и не использует полученную информацию во зло вам.

Потребность во внимании

Бестактные вопросы могут задавать самые родные люди - мама с папой, бабушка и дедушка. Таким образом они хотят стать ближе, пообщаться с дорогим человеком о том, что может его тревожить, разделить его беспокойство. Для них важно не столько получение информации о состоянии текущих дел внука или дочери, сколько близкое доверительное общение. Если чадо не интересуется делами родителей, они стараются привлечь его внимание личными вопросами.
В таком случае стоит незаметно и плавно перевести тему с ваших проблем на то, что происходит в жизни родственников, чтобы они сами высказались о наболевшем, поведали о своих достижениях, поделились интересными наблюдениями. Если давать им выговариваться, они перестанут так часто «приставать» с неудобными вопросами.
Проще всего в таких ситуациях отшутиться и свернуть тему на дела собеседника.

- Тебе не кажется, что пора уже замуж? Вон смотри, Колька холостой, парень хороший!
- Бабуль, я жду своего принца, а у него, наверное, «Мерседес» в ремонте. Расскажи лучше, как ты готовишь этот пирог? Дай рецепт!

Таким образом вы заставите человека переключиться на другую тему и забыть о своем вопросе.

Желание уколоть

Довольно часто некорректные вопросы задаются с целью унизить человека, самоутвердиться за его счет. Недоброжелатель напоминает о неприятном и, видя смущение, испытывает злорадство: не только ему плохо, не только у него в жизни проблемы. Человеком может руководить зависть, собственная несостоятельность, любовь к сплетням. С такими субъектами нужно вести себя осторожно и не позволять им застать себя врасплох.

В интернете есть немало советов о том, как отвечать на некорректные вопросы таким людям - в этих рекомендациях, честно признаться, приводятся довольно хамские ответы. В подобных случаях нужно дать человеку понять, что он слишком любопытен, но при этом не нужно грубить. Не стоит забывать, что это противник, и он использует против оппонента любую допущенную ошибку. Получив словесную оплеуху, он надолго затаит обиду, может начать распускать сплетни о несдержанности, грубости и злобности обидчика, всякими доступными способами портить ему репутацию.
В таких случаях нужно быть не менее тактичными, чем с близкими людьми. От вашей реакции зависит, наживете ли вы себе врага на всю оставшуюся жизнь или сможете сохранить нейтральные отношения, а может, даже покорить недоброжелателя своей вежливостью.

Во всех трех случаях самое важное - не показать собеседнику своего смущения, не дать понять, что это больная тема. Распознав мотивы, остается выбрать один из максимально подходящих способов «замять» ситуацию.

Как отвечать на некорректные вопросы?

В каждой шутке есть доля правды

Лучший способ - это, конечно, отшутиться. Таким образом можно выкрутиться, не обидев собеседника. Главное при этом - улыбаться!

- Сколько стоит твоё платье?
- Мне его подарила добрая волшебница. Сегодня иду на бал.

- Когда свадьба?
- Мы решили пойти другим путем - я ее удочерю, а она меня усыновит.

- Почему у вас до сих пор нет детей?
- Да мы сами в душе еще дети! Приходите в гости мультики смотреть.

Можно говорить и правду, завуалированную под шутку - тогда спрашивающий совсем растеряется, не поняв, юмор это или серьезный ответ.

- Почему ты так растолстела?
- Да разве можно устоять перед этими всеми тортиками, которые призывно смотрят на меня с витрины? Я бессильна перед их обаянием!

Метод бумеранга

Он заключается в том, чтобы отвечать вопросом на вопрос. Когда вы задаете встречный вопрос, это сбивает собеседника с толку и заставляет его забыть о том, чего он хотел.

- Почему он тебя бросил?
- А почему ты такая грустная? С парнем поругалась?

- Тебе повысили зарплату?
- А тебе?

«Срочное дело»

Пару раз получится отвертеться, использовав этот прием - вдруг вспомнить, что вам нужно что-то срочно сделать.

- Почему вы развелись?
- Кстати о разводе, мне же ребенка надо из садика забрать!

- Ты не беременная? Ты сильно располнела!
- Точно! У меня же пирожки в духовке!

Поменять тему

Чтобы научиться этому, нужно тренироваться и упражняться - резко сменить тему так, чтобы собеседник забыл о своем вопросе, не всегда просто.

- Сколько ты зарабатываешь?
- К слову о деньгах. Подскажи мне, пожалуйста, хорошего и недорогого стоматолога.

- Когда будете детей рожать?
- Да, насчет детей - тебе котенок не нужен? А то у нас кошка опять родила.

«Не знаю»

Это самый простой и универсальный ответ на все вопросы. О нем существует даже древняя сказка, распространенная в восточных странах.

Однажды падишаху было скучно, и он решил развлечься. Для этого повелитель стал вызывать к себе мудрецов, требуя, чтобы они дали самые короткие ответы на его вопросы. Сколько слов в ответе - столько ударов палкой и получит мудрец. А у кого будет меньше всего слов, тот избежит наказания. Тиран спрашивал, почему на небе так много звезд, почему вода в речке бежит всегда в одну сторону, почему солнце восходит на востоке. Но все мудрецы могли дать только длинные ответы, и у всех болели спины от стараний палача. Последним во дворец вошел старый и очень мудрый бедняк, который славился своим умом на всю округу.
- Почему в небе так много звезд?
- Не знаю.

- Почему умирают люди?
- Не знаю.
Он отвечал на все вопросы подобным образом и вышел победителем.

Таким мудрецом может быть и любой из нас!

- Почему вы не поженитесь?
- Не знаю.

На этот ответ сложно что-то возразить. Может, человек и правда не знает, почему так происходит.

Честный отказ

Иногда лучше честно сказать, что поднятая тема не очень приятна для обсуждения или вы не хотите разговаривать об этом с посторонними людьми:

- Извините, но наши отношения мы обсуждаем только между собой.
- Простите, но о подобных вещах я говорю только с очень близкими людьми.
- Это слишком личная тема.
- Это сложный вопрос, быстро все и не расскажешь.

Подобные ответы помогают вежливо поставить собеседника на место, дать понять, что он вам не настолько близок, чтобы лезть в личные дела.
***

Многие из нас умеют находить остроумные ответы на каверзные вопросы уже ночью, ворочаясь в постели и вспоминая неприятный разговор. Если вы знаете за собой такую склонность, то лучше перебрать в уме все неприятные вопросы, которые вам задают знакомые, и заранее подготовить ответы на них. Для этого можно что-то сочинить самостоятельно, а можно запустить тему на форуме или почитать мнение других людей. Кто подготовлен - тот вооружен!

Из этой статьи вы узнаете:

Как отвечать клиенту по почте

Как отвечать клиенту на звонок

Как отвечать клиенту на обоснованную претензию

Как отвечать клиенту на необоснованную претензию

В сфере работы с клиентами всегда возникает много проблем. Какой тон (официальный или дружеский) лучше выбрать для общения? Как быстро нужно реагировать на вопросы, заданные в письме? Можно ли ответить на вопросы клиента еще до того, как он их задаст? И так далее. При этом если вы не знаете ответов, то можно попасть в неловкие ситуации. В данной статье мы расскажем вам, как правильно отвечать клиенту, чтобы ваше сотрудничество продлилось долго, и было максимально продуктивным.

21 заповедь о том, как правильно отвечать клиенту

Всегда отвечайте быстро.

Письма ваших клиентов нельзя оставлять без ответа, отзыв должен быть отправлен оперативно. Идеально, если это произойдет в течение одного – двух часов. Бывают случаи, когда ответить так скоро содержательно не получится в силу неких обстоятельств, нужно, тем не менее, ответить сразу же, как только вы увидели письмо, обозначив факт его получения и прописав время ответа. Текст может быть следующим: «Спасибо, документ получили. Подробный ответ сможем дать в течение дня».

Установление контакта. Как добиться полного взаимопонимания с клиентом? Узнайте на тренинговой программе

Относитесь к клиенту как к ребенку.

Лучше, если вы будете представлять своего клиента так, будто это дитя, которое представления не имеет о вашей работе. Главное в этой заповеди следующее: то, что очевидно вам, может быть совершенно не очевидно клиенту. Значит, вам нужно детально проговаривать или прописывать любую мелочь, давать пояснения своим действиям и минимизировать использование непонятных терминов.

Общайся с клиентом как с другом.

Продуктивным считается общение, максимально приближенное к дружескому, то есть без тяжелых и заумных предложений, занудства, но и без фамильярности, предельно уважительно. Диалог должен строиться так, будто вы общаетесь с друзьями за ужином: довольно простые фразы, короткие предложения, смесь информативности с некоторой долей шуток, но, естественно, без перегибов. До того, как вы произносите какую-либо фразу, подумайте: могли бы вы сказать это своему другу именно в такой форме, этими же словами.

Сколько вопросов, столько ответов.

Обычно клиенты в одном письме задают сразу несколько вопросов, к сожалению, не оформляя их нумерованным списком. Ваша задача – вычленить все заданные вопросы из текста письма и отвечать на них в том же порядке.

Вопросы списком.

Задавая вопросы клиенту, используйте нумерованные списки, – так клиенту будет проще отвечать на них.

Что включено.

Когда вы составляете описание стоимости услуги, детально пропишите, что она в себя включает, даже если вам кажется, что это очевидно. Допустим, если вы говорите о стоимости производства видеоролика, то запишите, что сюда входит разработка сценария, озвучка, музыкальное оформление.

Постоянный контакт.

Длительные проекты, которые не нуждаются в постоянном участии клиента (допустим, сейчас вы занимаетесь отрисовыванием графики), тем не менее, предполагают, что вы не будете пропадать: напоминайте о себе клиенту регулярно – каждые три дня, не умаляйте значения постоянного контакта. В идеале вы делаете это не просто так: вы сообщаете о промежуточных результатах, уточняете, устраивают ли они клиента. Если работа не предполагает отчета о промежуточных результатах, то уместно будет написать о том, что вы работаете над заказом/проектом и планируете прислать итоговый вариант через определенное количество дней.

Отчет о проделанной работе.

Когда вы получаете от клиента письмо с какой-то просьбой, нужно не просто выполнить ее, но и прислать об этом письменный отчет.

Эмоции.

Никакие эмоциональные/негативные/неадекватные фразы и реакции клиента не должны спровоцировать вас на ответную грубость. Ваша задача – понять, почему клиент повел себя именно таким образом, и устранить причины.

24/7.

Ваш клиент должен думать, что ваша фирма работает без выходных: услуги сервиса предоставляются 24 часа 7 дней в неделю: ваша фирма подстраивается под клиента, а не наоборот.

Запах из кухни.

Клиенту не стоит знать о деталях вашей работы: болезни, дни рождения, форс-мажорные обстоятельства, – ему важен лишь результат: каким образом и как скоро вы решите его проблему. Бывают ситуации, когда объясняться все-таки будет нужно, но делать это надо в соответствии с каждым конкретным случаем, опираясь на ваш опыт и чувства клиента.

Делай больше, чем требуется: зарабатывай WOW.

Когда вы с легкостью можете сделать больше, чем просит клиент, – делайте без раздумий. Верстка перевода, короткая версия ролика, бесплатная озвучка пары забытых строк, – все это не займет много времени и сил, а клиент оценит это как «wow». Тем не менее, граница между «можем сделать бесплатно» и «это приведет к увеличению бюджета проекта на X рублей» определяется вашим здравым смыслом, знаниями о клиенте и советами, полученными от старших товарищей.

Как узнать скрытые потребности клиента? Узнайте на тренинговой программе

Думай за клиента.

По возможности вставайте на место вашего клиента. Это поможет предугадать его нужды и вопросы, и, как следствие, ответы на них: «Вам еще может потребоваться перевод кейвордов для вашей страницы в App Store» или «Мне кажется, такой ролик не подойдет для рекламы в Facebook».

На шаг впереди.

Когда вы читаете письмо от клиента, пробуйте предугадывать назревающие вопросы и давайте ответы на них еще до того, как они прозвучали. Это приведет к уменьшению числа писем и к, опять-таки, эффекту wow, когда клиент чувствует, что его понимают с полуслова. Допустим, в ответ на вопрос о стоимости видеоролика может включить такие пункты, как способы и этапы оплаты.

Бесшовный подхват.

Когда коллеги просят «подхватить клиента», необходимо досконально изучить всю историю переписки и подхватить его так, чтобы он даже не понял, что его проект теперь ведет другой исполнитель. Не задавайте лишних вопросов, если на них уже есть ответ в пересланных вам письмах. Если сами пересылаете письмо коллеге – убедитесь, что в письме/письмах содержится вся необходимая информация, которая поможет коллеге подхватить клиента незаметно для него.

Тему письма не менять.

Когда вы ведете переписку, не меняйте тему письма, потому что когда человек фильтрует в почтовом клиенте письма по теме, он обычно пересматривает всю историю переписки. То есть любые изменения в теме приведут к тому, что письмо не будет попадать под этот фильтр и в итоге может потеряться.

Но, например, если произошло так, что в переписке тема разговора ушла в принципиально другое русло, то следует начать новую тему, допустим, нельзя обсуждать вопросы по локализации в ветке с темой «готовый видеоролик».

Говорящая тема.

Тему нужно озаглавить таким образом, чтобы и через долгое время без проблем можно было бы найти эту переписку.

Reply to all.

Когда в переписке не один адресат, а много, отвечайте сразу всем, нажимая кнопку reply to all.

Резюме и call to action.

Завершением каждого письма должно быть некоторое резюме с вашей стороны и проговаривание того, каких шагов вы ожидаете от клиента. То есть ваша задача – направлять клиента по нужному вам пути, программируя его действия так, как надо вам и тем самым облегчая ему жизнь.

Резюме после общения в скайпе.

Когда вы завершили переговоры с клиентом в скайпе, обязательно продублируйте итоги разговора в письме. Это нужно, чтобы информация осталась в истории переписки и не затерялась.

Последнее слово.

Стремитесь к тому, чтобы ваше письмо завершало переписку: можно поблагодарить за плодотворное сотрудничество, пожелать успехов с проектом или хорошего дня.

10 принципов правильного ответа на звонки клиентов

Если вы стремитесь к увеличению результативности вашей команды и повышению телефонных продаж, нужно знать, как правильно отвечать по телефону клиентам. Используя прописанные ниже нормы, вы сможете улучшить свою эффективность.

При ответе на входящий звонок, вы обязаны решить проблему клиента. Теперь ответственность за всю вашу фирму и структурные подразделения ложится на вас. Задача менеджера – отвечать клиенту правильно и максимально корректно, в противном случае ваша неверная реакция может свести на нет все старания отдела маркетинга, затраты на рекламные кампании и продвижение фирмы.
Тот, кто отвечает на звонки клиентов, должен обладать компетентностью в большем числе вопросов, которые может задать клиент, а также четким пониманием того, куда и к кому нужно перенаправить звонок, если он сам в этом вопросе некомпетентен.
Чтобы правильно отвечать клиенту, нужно делать это в пределах бизнес-этикета. Брать трубку нужно до того, как прозвучит третий сигнал. Далее должно следовать приветствие, название фирмы, ваше имя и должность. Секретарю необходимо поинтересоваться о том, как нужно обращаться к оппоненту, уточнить вопрос, по которому он обратился в фирму, предложить ему помощь.
Требуется следить за реакциями на вопросы, заданные клиентом, и претензии, которые он предъявляет. Отвечающий на звонки должен иметь стандартные ответы на самые часто задаваемые вопросы. Ваша реакция ни в коем случае не должна быть негативной или агрессивной, благодарите клиента за заданные вопросы и за то, что он обратился к вам. Чтобы правильно отвечать клиенту, нужно хорошо понимать вопрос. Если же вы недопоняли тему, уточните у клиента еще раз. Ваш темп должен быть ровным, размеренным. Язык – доступным и понятным, чтобы потребителю не нужно было напрягаться, чтобы понять смысл сказанного.
Чтобы правильно отвечать клиенту по телефону, необходимо прибегать к различным приемам и техникам. Главный минус заключается в том, что абонент не может видеть ваше лицо, реакцию на сказанное и т. д. Поэтому чтобы создать атмосферу доверия в разговоре, нужно постоянно акцентировать тот момент, что собеседник был услышан, периодически повторяя главные мысли и слова, которые прозвучали в диалоге. Вторая сторона должна знать, что вы зафиксировали полученную информацию.
Чтобы правильно отвечать клиенту, нужно еще и поддерживать верную интонацию, не быть нудным и монотонными, чтобы не потерять внимание того, кто звонит. Контролируйте свою речь, высказывайтесь предельно четко, ясно и однозначно.
Чтобы правильно отвечать клиенту, нужно держать под контролем эмоциональную составляющую разговора. Если вы чувствуете, что начинается конфликт, сделайте все, что в ваших силах, чтобы быстро решить вопросы и претензии заказчика. Однако разговор должен быть содержательным, чтобы правильно отвечать клиенту, рекомендуется идти по цепочке: оформление первичного контакта – определение цели звонка – решение вопроса покупателя – вежливое завершение разговора.
Вам нужно дать понять собеседнику, что он важен для вас, проявляйте сочувствие, одобрение. Не перебивайте и слушайте предельно внимательно. Если вы хотите перевести разговор в другое русло, улучите для этого подходящий момент. Пусть клиент закончит свою мысль, а потом предложите ему обратиться к другому предмету разговора или взглянуть на проблему с другой точки зрения.
Никогда не заставляйте заказчика вас ждать, а тем более долго ждать. Это может стать причиной раздражения и негатива, да и плохо скажется на имидже фирмы. Цените не только свое время, но и время потребителя, тем более что для клиента его время – это его деньги. Покупатель, которого вы выслушали и которому быстро помогли, будет безмерно благодарен. Если абонент находился в режиме ожидания, например, для уточнения информации по запросу, обязательно поблагодарите его за ожидание. Он оценит вашу заботу.
Каждый входящий звонок клиента – это результат работы многих отделов и подразделений вашей фирмы.
Помните, что важно не только начало, но и завершение диалога, ведь именно эти части разговора клиент запомнит лучше всего на фоне эмоциональной окраски. Причем именно окончание диалога клиент запомнит, так как это итоговый результат вашей беседы. Поэтому нужно взять имеющуюся контактную информацию и сделать небольшое емкое резюме договоренностей, которые были достигнуты между вами и заказчиком. В финале должна прозвучать благодарность за сделанный звонок.

Многие из таких вопросов раздражают уже просто потому, что их задают часто и не всегда те, кому стоит знать ответы. Но именно поэтому относиться к ним слишком болезненно будет неправильной реакцией.

Родня не в меру интересуется нашей личной жизнью, коллеги - финансами и карьерными успехами, все окружающие - тем, как мы выглядим и как мы себя ведем. Иногда это формальный способ поддержать беседу, иногда - личные проблемы того, кто спрашивает, а порой и на самом деле беспокойство за нас.

Моральный прессинг мешает жить? Развиваем свою личность, смотрим видео!

Умение грамотно реагировать на нарушение личного пространства - хорошая практика для тех, кто склонен поддаваться давлению. Неважно, какой вопрос вам задали, наши методы помогут вам вежливо ответить на любой из них.

1. Философский ответ

Кто сказал, что если вопрос задан вам, то и говорить надо о вас? Можно просто порассуждать на заданную тему. Если вы еще не замужем, сошлитесь на то, что семейные ценности в наше время сильно меняются, мужчины стали другими, а квартирный вопрос и подавно всех испортил. В большинстве случаев с вами согласятся и можно будет вместе посетовать на странности жизни.

2. Светские сплетни

Тоже по сути своей смена объекта обсуждения. Расскажите о том, что вопрос о вашей зарплате как раз сейчас активно обсуждается, поскольку по слухам в конкурирующих фирмах специалисты вашего профиля стали зарабатывать больше (меньше, выполняют новые обязанности, чаще увольняются и пр.) Для примера можно вспомнить истории всех своих бывших коллег и малознакомых, даже если они уже неактуальны.

3. Мудрость веков

В конце концов вы не обязаны быть примером для всех, вы живете первую жизнь. А вот классики по этому поводу давно уже высказались - не дайте мудрым цитатам пропасть зря. Кто-то сказал, что «каждое расставание - это шаг к новой встрече», скорее всего он имел в виду и ваш разрыв с вашим бывшим. Пользуйтесь афоризмами из соцсетей или выдумывайте свои. Заодно произведете впечатление интеллектуала.

4. Ложь во спасение

Это может быть даже забавно. Выдавайте бижутерию за драгоценность, друга - за любовника, посиделки в кафе - за важную деловую встречу. Кто знает, может быть, ваша фантазия сбудется, а, может быть, к этому разговору вы просто никогда больше не вернетесь.

5. Комедийный жанр

Зачем создавать напряжение там, где его уже достаточно? Юмор расслабляет. Схема отшучивания довольно проста: изобразите ситуацию как абсурдную. На вопрос, отвечайте, что сегодня как раз завели будильник пораньше, чтобы успеть в ЗАГС, но вот досада - проспали. Но завтра - обязательно!

6. Переадресация

Вы без понятия, сколько стоит ваше платье - вам его подарили. Почему не повышают по служебной лестнице, спросите у моего начальника. Когда заведете детей, одному богу известно. В общем, гугл в помощь, а с вас никакого спроса.

Беспроигрышный вариант, поскольку людям всегда приятно выступить в роли специалиста. В ответ на неудобный вопрос спросите сами: что делать, чтобы выйти замуж; как уговорить мужа на второго ребенка; где найти хорошую работу? И вообще, как жить?

8. Подробности

Если уж вводить в курс дела, то на совесть. Опишите все детали ваших походов по собеседованиям, любовных историй юности и попыток похудеть. Одной такой беседы будет достаточно, чтобы надолго отбить охоту обращаться к вам спонтанно.

9. Понижение значимости

Поскольку цель вашего собеседника как раз ее повысить. Вам нечего ответить, потому что вы не задаетесь такими вопросами. Вам абсолютно все равно, кто и когда на вас женится - у вас другие проблемы. Вам сейчас не до карьеры, и счастья тоже. Просто пожмите плечами.

10. Правда

То, что всегда тотально обезоруживает. Неудобный вопрос попадает по больному месту, и только в этом случае работает. Если вам действительно неприятно обсуждать ту или иную тему, значит есть проблема, которую важно решить. Но уже для себя, а не для того, чтобы избегать лишних разговоров.