Как и когда необходимо менять фискальный накопитель? Замена фн по истечении срока - порядок действий.

Первым онлайн-кассам с ФН всего 10 месяцев. Несмотря на то, что календарный срок замены фискального накопителя истекает только в марте 2018 года, уже постюпают вопросы о том, как правильно выполнять установку, можно ли это делать самостоятельно, и что для этого нужно. В этой статье мы подробно объясним когда, кому и как нужно выполнять эту процедуру.

Замена ФН при окончании срока действия

Есть два типа ФН: первый рассчитан на работу в течение 13 месяцев, второй – на 36. Чуть больше года ФН могут использовать компании, работающие по общей системе налогообложения. 3 года – срок эксплуатации для упращенцев (кроме акцизников), патентщиков и предприятий, работающих с единым налогом на вменённый доход.

Ровно за месяц до замены фискального накопителя онлайн-касса сообщит вам о приближении окончания срока эксплуатации. Некоторые модели ККМ начинают предупреждать пользователей о приближении срока замены фискального накопителя за 2 месяца. На экране появляется соответствующее предупреждение.

Если не успеть закрыть накопитель с истекающим сроком эксплуатации и не заменить его новым вовремя, то онлайн-касса заблокируется. Выдавать чеки аппарат не будет.

Замена фискального накопителя из-за переполнения

По сути, ФН – это не что иное, как накопитель цифровой информации. Если очень грубо – то аналог флэшки или жесткого диска с возможностью записи, но без возможности правки или удаления данных. А значит, как и любой носитель, он может просто переполниться. И нередко случается это задолго до окончания срока эксплуатации.

Стандартный ФН со сроком эксплуатации 13 месяцев, может хранить информацию о 174-180 тысяч операций. В том случае, если в день вы обслуживаете порядка 450-460 клиентов и меньше, вам хватит его на весь срок использования. Если количество операций в день у вас больше, то установка нового фискального накопителя понадобится значительно раньше. Насколько – напрямую зависит от количества чеков в день.

Аппарат заранее уведомит вас о предстоящей замене сообщением о переполнении памяти ФН, далее будет указан % заполнения. Также контролировать этот параметр можно самостоятельно, изредка поглядывая на номер документов ОСГ. Как только цифры №№ будут приближаться к значению 174000-180000, стоит быть начеку.

Смена ФН при перерегистрации ККТ

Если меняется владелец кассы, то должен быть заменен и фискальный накопитель. Просто передать аппарат другому лицу – нельзя. Действующему собственнику стоит выполнить все операции по закрытию ФН, отправить в налоговую и оператору все данные, после чего подать заявление о перерегистрации.

Фискальные накопители для кассы
на 13, 15 и 36 месяцев

Оставьте заявку и получите консультацию
в течение 5 минут.

Новый собственник выполняет установку фискального накопителя, вводит туда все необходимые данные о новом владельце, указывает их в заявление о перерегистрации, прикладывая к нему предыдущую карточку регистрации ККТ, чтобы внести в нее изменения. После проверки всех данных Налоговая выдает новую карту.

Порядок замены фискального накопителя в случае ошибки

Онлайн-кассы и ФН – несовершенная электроника, поэтому в ее работе могут возникать различные ошибки. В большинстве случаев каждая неисправность обозначается цифровым кодом, который позволяет понять, в чем дело, и решить проблему.

К примеру, ошибка № 235 – это исчерпание ресурса хранения ФН. То есть документы не передаются оператору, а продолжают храниться в вашем накопителе. Максимальный срок такого ожидания – месяц. После этого, аппарат сообщает об ошибке. Устранить такую неисправность просто – нужно проверить, а при необходимости настроить связь с оператором, чтобы документы отправлялись без сбоев.

Но есть и фатальные ошибки в работе ФН, когда дальнейшая работа ККТ будет возможна только после полной замены фискального накопителя, сделайте это самостоятельно или обратитесь за помощью специалистов.

Истек законодательный срок действия

Срок функционирования фискальных накопителей отличаются в зависимости от системы налогообложения бизнеса. Существуют устройства со временем эксплуатации 13 и 36 месяцев, по истечении которых блокируется память устройства, и пробивать чеки по онлайн-кассе становится невозможным. Выход один – купить ещё один фискальный накопитель.

Часто в прошивке онлайн-кассы предусмотрена опция, предупреждающая пользователя о необходимости скорой замены ФН по истечении срока его эксплуатации за 1-2 месяца. Но в силу возможного дефицита фискальных накопителей на рынке рекомендуется вести «ручной» учет срока эксплуатации ФН и приобретать запасные устройства (или хотя бы осуществлять предзаказ на их поставку) еще раньше.

Переполнилась внутренняя память устройства

Как правило, в ПО онлайн-кассы есть опции для мониторинга заполненности памяти ФН и оповещения пользователя о том, что данный ресурс накопителя заканчивается. Подсчитав динамику заполнения памяти ФН, нужно подобрать момент для заблаговременной покупки запасного устройства.

Фискальный накопитель вышел из строя

При невозможности восстановить данные из памяти устройства, его следует передать производителю, Именно на него возлагается обязанность восстанавливать и передавать в ФНС данные с вышедших из строя ФН.

Изменился владелец онлайн-кассы, в которую вставлен ФН

Один накопитель может быть применен только одним налогоплательщиком (который идентифицируется по ИНН) - это однократная запись в ФН. Отметим, что если касса передана в обособленное подразделение, то речи о смене владельца не идет, поскольку ИНН у головного офиса и у подразделения будет одинаковый.

Заводской номера в паспорте не соответствует номеру в электронной памяти устройства

Фискальный накопитель позволяет однократно указать эту информацию при постановке онлайн-кассы на учет. Поэтому при указании неверного номера потребуется замена ФН. Так что стоимость такой ошибки при регистрации ККТ эквивалентна стоимости покупки нового устройства.

При обновлении прошивки кассы и кассовой программы до ФФД 1.05 или 1.1

Во всех кассах, купленных до 1 июля 2017 году, установлена прошивка версии 1.0. Данная версия прошивки будет действовать до 1 января 2019 года. По закону при обновлении прошивки необходимо заменить фискальный накопитель. Поэтому рекомендуем вам обновлять прошивку онлайн-кассы при плановой замене фискального накопителя.

Если ваша онлайн-касса подключена к кассовой программе, то при перепрошивке необходимо обновить и кассовую программу.

Порядок замены фискального накопителя

Для замены фискального накопителя необходимо выполнить следующие действия:

1. Закрыть архив ФН в драйвере онлайн-кассы;
2. Отправить отчет о закрытии ФН в ОФД;
3. Переустановить ФН;
4. При необходимости обновить прошивку кассы;
5. При необходимости обновить кассовую программу;
6. Перерегистрировать онлайн-кассу в ФНС с новым ФН;
7. Приобрести контракт с ОФД на год или 3 года.

Только после этого можно продолжать работать на онлайн-кассе!

Где купить фискальный накопитель?

Вы можете приобрести устройство в нашем сервисном центре по выгодной цене.

Дополнительные услуги

В компании «Первый БИТ» накоплен большой опыт работы с кассами и, в том числе, с онлайн кассами: Атол, Эвотор, Штрих, Меркурий, Дримкасс, Вики Принт и другими ККТ.

Процедура по замене фискального накопителя в онлайн кассах осуществляется по определенному порядку действий и только в некоторых ситуациях.

Когда необходимо менять фискальный накопитель в онлайн кассе

Ситуации, когда фискальный накопитель (ФН) надо менять в обязательном порядке, регламентированы ФЗ №54 «О применении ККТ (контрольно-кассовой техники). К ним относятся:

• истечение срока действия;
• переполнение памяти;
• изменение владельца кассового аппарата;
• некорректное введение регистрационного номера кассового аппарата;
• блокирование со стороны ФНС – налоговой службы;
• повреждение ФН.

Окончание срока действия

Сроки замены фискального накопителя онлайн кассы непрерывно связаны со сроками эксплуатации устройства. Если они истекают, то необходимо выполнить замену.

Срок службы фискального накопителя в онлайн кассах

Фискальные накопители для кассовых аппаратов нового типа изготавливаются на 13, 15 и 36 месяцев. Применение того или иного ФН зависит от особенностей бизнеса и используемой системы налогообложения.

Использование ФН на 36 месяцев предусмотрено для определенных категорий граждан. К ним относятся:

• предприниматели, реализующие свою деятельность, в рамках специальных режимов налогообложения: УСН, ЕСХН, ПСН и ЕНВД;
• владельцы предприятий и объектов сферы услуг;
• организаторы работ с сезонным характером.

Важно! Владельцы предприятий, оказывающие сезонные услуги или проводящие аналогичные работы, могут использовать ФН на 13 месяцев.

Право выбора между ФН на 13 или ФН на 36 месяцев есть и у предпринимателей, которые совмещают ОСН с одним из спецрежимов или владельцев бизнеса, использующих кассовые аппараты с опцией автономной работы.

Важно! Владельцы предприятий, которые работают только по ОСН или торгуют подакцизными товарами, могут использовать только ФН на 13 месяцев.

Для всех остальных предпринимателей доступны ФН с любым сроком действия. Современные кассы обладают, интегрированной опцией, которая информирует владельца о необходимости замены ФН за 1-2 месяца до окончания срока его действия.

Переполнение памяти

Эта проблема актуальна для стандартных накопителей, которые работают 13 месяцев. Изначально они рассчитываются на запись от 175 до 180 тыс. операций, что равняется приблизительно 450-455 чекам в день. Данные об операциях записываются в специализированную микросхему методом сплошного потока. Из-за этого их невозможно удалить, отредактировать или заменить, но можно дополнить корректировочной информацией.

Важно! Большинство моделей оснащены опциями, которые осуществляют мониторинг наполненности ячеек памяти.

Смена владельца онлайн кассы

Смена фискальных накопителей в онлайн кассах требуется также при смене владельца, поскольку на 1 налогоплательщика, идентифицируемого по ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика), должно приходиться 1 устройство.

Важно! При передаче кассы обособленному подразделению, заменять накопитель не нужно, поскольку головной офис и подразделение имеют одинаковый ИНН.

Неверно введен регистрационный номер ККТ

Регистрационный номер ККТ можно ввести только 1 раз, когда онлайн касса ставится на учет, поэтому замена ФН неизбежна, а стоимость ошибки равна цене нового устройства.

Блокировка ФН

Довольно редкая причина для замены ФН и происходит при определенных условиях:

• длительном непредставлении фискальных документов (чеков) в налоговую службу – более 30 дней;
• долгом открытии смены – свыше 24 часов;
• превышенном интервале между формированием двух чеков – более 5 минут.

Важно! Если хотя бы одно из них присутствует, то нужно обязательно менять ФН.

Поломка фискального накопителя

Поломки ФН могут быть вызваны как неисправностями технической части (окислением контактов, соединительных дорожек на плате или повреждением элементов вследствие короткого замыкания) так и программными сбоями.

Все поломки и сбои за некоторым исключением можно исправить самостоятельно при наличии необходимых знаний, навыков и инструментов. Желательно ремонтировать неисправные ФН в сервисных центрах, так как там проведут тщательную диагностику устройства.

Порядок замены фискального накопителя

Чтобы самостоятельно поменять фискальный накопитель, нужно выполнить следующие действия:

1. Закрыть архив ФН. Это делается через меню онлайн кассы в подразделе с отчетами ФН или настройками ФН, ОФД. Процедура закрытия архива зависит от модели кассового аппарата, поэтому ее лучше выполнять по инструкции, указанной в пользовательском мануале (руководстве пользования). Если закрытие архива не удается, то следует перевести часы кассы на 23:55 и повторить процедуру. Перевод часов осуществляется только в том случае, если ФН заблокировало ФНС. Чтобы этого не делать, следует менять накопитель в рамках плана, то есть при рабочем кассовом аппарате.

Важно! Некоторые кассы предусматривают перевод времени только после искусственного сбоя хода часов, то есть кратковременного обесточивания путем изъятия батарейки.

2. Обновить ПО. Многие кассы были фискализированы для использования ФФД (формата фискальных данных) 1.0. Согласно новым правкам в ФЗ №54, его можно использовать только до конца 2018 года. С 01.01.2019 все аппараты должны быть переведены на ФФД 1.05. Плановое обновление ПО осуществлялось в 2017 году, если это не было выполнено, то лучше выполнить его сейчас.

Важно! Перед обновлением следует сделать резервную копию настроек аппарата на съемном носителе и распечатать все диагностические чеки, поскольку в процессе может быть стерта вся информация.

3. Заменить ФН. Отсек накопителя располагается в нижней части аппарата, но в некоторых моделях расположение может быть иным, поэтому следует ознакомиться с пользовательской инструкцией. Крышки отсека крепятся защелками или винтами (чаще всего). Их можно открутить обычной отверткой.

Важно! Новый накопитель должен соответствовать требованиям, отраженным в ФЗ №54.

4. Включить кассовый аппарат, войти в сервисное меню и изменить реквизиты ККТ.
5. Перерегистрировать ККТ. Это делается через сервисное меню или систему управления ККТ в разделе «перерегистрация». Может потребоваться повторный ввод всей информации о компании, но такое случается редко. Чаще всего такие сведения заполняются автоматически.

Второй этап перерегистрации осуществляется через личный кабинет на сайте ФНС, где указывается причина перерегистрации.

Важно! Перерегистрация выполняется только с помощью действующей электронной подписи.

Средняя цена замены ФН

Стоимость замены ФН в сервисном центре варьируется от 1 до 3 рублей без учета запасной части (самого накопителя). Цена на новый накопитель зависит от срока действия онлайн кассы, а точнее самого ФН, и варьируется от 7 до 12 тыс. рублей.

Таким образом, зная ситуации, в которых необходимо менять ФН, при их наступлении можно оперативно выполнить необходимые действия и избежать административной ответственности.

Фискальный накопитель имеет срок действия ключа фискального признака. На данный момент на рынке есть фискальные накопители со сроками действия 13,15 и 36 месяцев.

Отсчет срока действительности ключа фискального признака начинается с момента фискализации фискального накопителя (обратите внимание: момент фискализации фискального накопителя и дата регистрации кассы могут отличаться - онлайн-касса может быть зарегистрирована позднее чем фискализирована)

Для замены фискального накопителя (ФН) по истечении срока вам потребуется:

1. Ключ электронной цифровой подписи для подписания заявления о перерегистрации кассы в личном кабинете налогоплтательщика на сайте ФНС;

1. Передать все фискальные документы в ОФД.

Прежде чем вы проведете процедуру замены фискального накопителя необходимо передать все накопившиеся фискальный документы в ОФД - обеспечьте свою кассу доступом в интернет и дождитесь завершения передачи (онлайн-кассы передают фискальные документы по своим алгоритмам, повлиять на которые вы не можете. Самостоятельно инициировать передачу вы не можете. В случае затруднений с передачей всех фискальных документов в ОФД обращайтесь к документации на кассу или на техподдержку к производителю вашей кассы) .

Если Вам не нравится текущий ОФД - вы можете заменить его в процессе перерегистрации кассы. При этом как правило можно активировать "триальный" период работы ОФД и оплатить Договор с ОФД уже после проведения перерегистрации кассы.

2. Закрыть архив фискального накопителя.

После передачи всех фискальных документов вы можете провести закрытие архива ФН. Как правило соответствующий пункт меню находится в подразделе отчетов ФН или настроект ФН и ОФД. Детали процедуры закрытия архива ФН варьируются от модели кассы/программного обеспечения - их лучше посмотреть в документации на вашу онлайн-кассу. Если срок действия ключа фискального признака фискального накопителя истек и закрыть архив не получается - переведите часы кассы на 23:55 последней смены (можно посмотреть в ОФД или последнем фискальном документе) и повторите закрытие архива.

Желательно проводить замену ФН планово, пока онлайн-касса ещё работает и ФН не заблокирован. Если ФН уже заблокирован - потребуется перевод времени на конец суток последней смены, при этом в некоторых онлайн-кассах перевод часов возможен только через процедуру сбоя хода часов - необходимо разобрать корпус и вытащить на некоторое время батарейку часов реального времени.

А если сломается?

Не сломается, ведь в рамках услуги техобслуживания касс наши специалисты регулярно выезжают к вам, чтобы проверить исправность устройств.
если всё таки произойдёт авария, мы оперативно починим вашу кассу

Стоимость услуги:
7 500 руб.

3. Обновить ПО кассы для использования ФФД 1.05.

Многие онлайн-кассы в 2017 году были фискализировы под использование самого первого формата фискальных данных ФФД 1.0. Этот формат допустим к применению до конца 2018 года, и начиная с 01.01.2019 необходимо применять ФФД 1.05 или старше. Если у вас обновление программного обеспечения кассы в 2017 году не проводилось - необходимо обновить ПО до актуальной версии.

При обновлении ПО могут быть стерты все настройки кассы - наименование юридического лица, ИНН, серийный и регистрационный номера кассы, коды защиты и т.п. Необходимо перед обновлением ПО кассы распечатать все диагностические чеки и сохранить все настройки для последующего восстановления.

4. Замена старого фискального накопителя на новый.

В разных кассах расположение фискального накопителя разнится - посмотрите информацию по соответствующей марка онлайн-кассы. Стандартно отсек для фискального накопителя закрепляется крышкой на винтах или защелках, которые доступны внизу кассового аппарата или фискального регистратора, однако бывают и вариации: в кассах "Эвотор" отсек хранения фискального накопителя находится в емкости для чековой ленты, в кассах Элвес или Меркурий 185Ф для замены ФН требуется вскрытие аппарата с нарушением гарантийных пломб (если таковые имеются).

Не забудьте: менять фискальный накопитель необходимо не "на какой угодно" а согласно требований 54-ФЗ. Подробнее о выборе фискального накопителя можно прочитать в статье "выбор между фискальным накопителем на 13 и 36 месяцев" .

5. На онлайн-кассе производите регистрацию кассы с новым фискальным накопителем.

Найдите в меню кассы или системы управления фискальным регистратором раздел "перерегистрация" и выполните перерегистрацию кассы в связи с заменой ФН. В некоторых случаях вам потребуется повторно внести все сведения о компании, но чаще программа автоматически подхватит ранее внесенные сведения о компании и предложит активировать новый фискальный накопитель.

Обратите внимание: фискализировать кассу (если программа спрашивает) необходимо под ФФД 1.05. В некоторых ситуациях касса нигде не указывает версию используемого ФФД - необходимо или уточнить у производителя будет ли такая онлайн-касса фискализирована под ФФД 1.05. В крайнем случае - можно провести фискализацию в формате ФФД 1.0 и в конце года перерегистрировать под формат 1.05 без замены ФН.

6. В личном кабинете налогоплательщика проводите перерегистрацию ККТ в связи с заменой фискального накопителя.

В личном кабинете на сайте ФНС необходимо будет указать причину перерегистрации "в связи с заменой ФН". Подробная процедура перерегистрации в личном кабинете налогоплательщика в связи с заменой фискального накопителя описана в статье "Инструкция по этапам перерегистрации ККТ в ФНС ".

Для перерегистрации в ЛК ФНС вам потребуется действующая электронная подпись. Поскольку перерегистрация в ЛК ФНС должна быть произведена не позднее одного рабочего дня после замены ФН - необходимо озаботиться наличием действующей электронной подписи заранее.

Заказать замену фискального накопителя в Москве вы можете в нашей компании по тел.: 8-800-555-19-83 - стоимость услуги "под ключ" 4000 руб. (срок исполнения 1 день) или 8000 руб. (срок исполнения 4 часа). Отдельно оплачивается стоимость фискального накопителя.

Он-лайн кассы с фискальным накопителем начали эксплуатироваться 10 месяцев назад.

Календарный срок замены ФН наступит в марте 2018 года. Поэтому, следует выяснить заранее, как правильно установить новый накопитель, можно ли это делать самостоятельно, и что для этого необходимо.

Порядок замены фискального накопителя по окончании срока действия

Выпускается два типа фискальных накопителей. Один способен работать в течение 13 месяцев, а другой в течение 3 лет. Если компания работает на общей системе налогообложения, то срок эксплуатации ФН несколько больше. Для ИП, предприятий работающих на патенте или с единым налогом на вмененный доход, срок эксплуатации оборудования – 3 года.

Он-лайн касса, за месяц, до окончания срока службы ФН, сообщит об этом предпринимателю. Есть модели, которые начинают информировать о приближении часа «Х», за два месяца. На мониторе появится соответствующее сообщение.

Если не провести замену вовремя, то касса заблокируется, и нельзя будет выдавать чеки и соответственно вести торговлю.

Порядок замены ФН при переполнении

По своей сути, ФН это обычный блок, для записи и хранения информации. Только в отличие от флешки или диска на компьютере, здесь информация только записывается, изменить или удалить её нельзя. Соответственно, у любого накопителя, память ограниченна каким-то объемом. Соответственно, этот объем может быть полностью заполнен, тогда ФН будет переполнен. Это возможно до наступления момента плановой замены накопителя.

На стандартном ФН, который должен меняться каждые 13 месяцев, может быть записан о 174-180 тысяч операций. Это вполне достаточно для торговых точек, где в день обслуживается порядка 450 клиентов. Для больших организаций, где производится больше 450 операций в день, ФН придется менять чаще. Срок службы будет определяться тем количеством операций в день, которые исполняются на данном предприятии.

В аппарате реализована функция предупреждения о переполнении памяти. Это сообщение будет выведено на экран с указанием в процентах от общего объема памяти. Можно контролировать уровень заполенности ФН визуально, просматривая нумерацию операций. Как только данные цифры подойдут к значению 174000, с этого момента стоит быть очень внимательным.

Порядок действий при замене ФН при перерегистрации кассы

Если произошла смена владельца кассы, то соответственно, необходимо поменять ФН. Просто продать или передать ККТ другому лицу или организации невозможно. Собственник должен закрыть ФН, передать оператору и налоговой инспекции все данные, и подать заявление о перерегистрации ККТ.

Новому собственнику необходимо установить новый ФН, ввести туда все необходимые данные о новом собственнике, заполнить заявление о перерегистрации, прикрепить предыдущую карточку регистрации. Все это передается в налоговую, которая, после проверки, выдает новую карту.

Как поменять ФН если произошел сбой?

В работе любой техники могут возникнуть неполадки, которые приведут к сбою. Встроенный в ККТ компьютер, может осуществлять самодиагностику и выдавать на экран код ошибки. Зная этот код можно понять, в чем проблема и как её решить.

К примеру, если исчерпался ресурс хранения ФН, то на экране появится код ошибки 235. Это будет означать, что документы перестали передаваться оператору, но хранятся в накопителе. Максимальное время ожидания, в данном случае, 1 месяц. Устранить такую ошибку не очень трудно. Необходимо проверить связь с оператором и выявить причину сбоя.

Но бывают и такие ошибки, которые требуют замены ФН. Это можно провести как самостоятельно, так и пригласив специалиста по обслуживанию контрольно-кассовой техники.